Podpis v Outlooku je důležitou součástí e-mailové komunikace. Profesionální podpis obsahuje klíčové informace, jako je jméno, pracovní pozice, telefonní číslo, e-mail či logo společnosti. Tento návod vás krok za krokem provede tím, jak vytvořit a nastavit podpis v Microsoft Outlooku.
Krok 1: Otevření nastavení podpisu
- Otevřete aplikaci Microsoft Outlook na svém počítači.
- Klikněte na tlačítko Soubor v levém horním rohu.
- V zobrazené nabídce vyberte možnost Možnosti.
- V okně Možnosti Outlooku klikněte vlevo na Pošta.
- V sekci Vytváření zpráv klikněte na tlačítko Podpisy….
Krok 2: Vytvoření nového podpisu
- V dialogovém okně klikněte na tlačítko Nový.
- Zadejte název svého podpisu, například „Pracovní podpis“, a potvrďte tlačítkem OK.
- Do textového pole napište obsah svého podpisu. Může vypadat například takto:
Jan Novák
Marketingový specialista
Telefon: +420 123 456 789
E-mail: jan.novak@firma.cz
Pomocí nástrojů pro formátování upravte styl textu. Můžete také přidat logo nebo jiný obrázek pomocí tlačítka Vložit obrázek.
Krok 3: Nastavení výchozího podpisu
- Vyberte e-mailový účet, ke kterému chcete podpis přiřadit, v části Výchozí podpisy.
- V rozevíracím seznamu vedle Nové zprávy vyberte svůj podpis. Tím zajistíte, že se podpis automaticky přidá ke každé nové zprávě.
- Pokud chcete podpis přidávat i při odpovědích a přeposílání e-mailů, vyberte jej také v seznamu vedle Odpovědi/přeposílání.
Krok 4: Uložení a použití podpisu
- Klikněte na tlačítko OK a zavřete okno pro správu podpisů.
- Potvrďte také v okně Možnosti Outlooku kliknutím na OK.
- Otestujte podpis tím, že otevřete nový e-mail kliknutím na Nový e-mail. Podpis by měl být automaticky vložen do spodní části zprávy.
Tipy pro vytvoření profesionálního podpisu
- Stručnost a přehlednost: Uveďte jen klíčové informace, jako je jméno, pozice, kontaktní údaje a logo.
- Čistý design: Používejte jednoduché formátování, aby podpis působil profesionálně a čitelně.
- Aktualizace údajů: Pravidelně kontrolujte, zda jsou všechny informace v podpisu aktuální.
- Testování na různých zařízeních: Ujistěte se, že podpis vypadá dobře na počítačích i mobilních zařízeních.
S tímto návodem si snadno nastavíte profesionální podpis v Outlooku, který bude reprezentovat vás i vaši společnost v každé e-mailové komunikaci.