Jak bezpečně sdílet soubory pomocí OneDrive a SharePoint

Sdílení souborů je nedílnou součástí týmové spolupráce, ať už se jedná o malé projekty nebo rozsáhlé firemní procesy. Microsoft 365 nabízí dvě výkonné platformy pro sdílení a ukládání souborů – OneDrive a SharePoint. Tento návod vám ukáže, jak efektivně a bezpečně sdílet soubory pomocí těchto nástrojů.

1. Rozdíly mezi OneDrive a SharePoint

Před sdílením souborů je důležité pochopit rozdíl mezi OneDrive a SharePoint:

  • OneDrive: Osobní úložiště, ideální pro individuální práci a sdílení s několika lidmi.
  • SharePoint: Společné úložiště pro celý tým nebo organizaci, navržené pro spolupráci a centralizovanou správu dokumentů.

2. Sdílení souborů pomocí OneDrive

Jak sdílet soubor nebo složku:

  1. Otevřete OneDrive (webová verze nebo desktopová aplikace).
  2. Vyberte soubor nebo složku, kterou chcete sdílet.
  3. Klikněte na tlačítko Sdílet.
  4. Vyberte možnosti sdílení:
    • Každý s odkazem: Umožňuje přístup komukoli, kdo má odkaz.
    • Lidé z vaší organizace: Přístup mají pouze uživatelé z vaší organizace.
    • Specifičtí lidé: Přístup mají pouze vámi vybraní uživatelé.
  5. Nastavte oprávnění:
    • Upravit: Uživatelé mohou upravovat obsah.
    • Zobrazit: Uživatelé mohou obsah pouze číst.
  6. Klikněte na Kopírovat odkaz nebo pošlete pozvánku e-mailem.

Tipy pro bezpečné sdílení:

  • Používejte heslo pro odkaz na soubor.
  • Nastavte expiraci odkazu.
  • Sledujte, kdo má k souboru přístup, pomocí možností Správa přístupu.

3. Sdílení souborů pomocí SharePoint

Jak sdílet soubory ve SharePointu:

  1. Otevřete SharePoint ve webovém prohlížeči.
  2. Přejděte na knihovnu dokumentů obsahující soubory, které chcete sdílet.
  3. Vyberte soubor nebo složku a klikněte na Sdílet.
  4. Vyberte možnosti sdílení:
    • Odkaz pro interní sdílení: Přístup pouze pro uživatele ve vaší organizaci.
    • Odkaz pro anonymní sdílení: Přístup pro kohokoli s odkazem.
  5. Klikněte na Nastavit oprávnění a upravte možnosti:
    • Umožnit úpravy.
    • Zobrazit pouze.
  6. Sdílejte odkaz prostřednictvím e-mailu nebo komunikace v Microsoft Teams.

Tipy pro bezpečné sdílení ve SharePointu:

  • Používejte skupinová oprávnění pro týmové složky.
  • Omezte anonymní přístup.
  • Sledujte historii přístupu a změn v souborech pomocí Historie verzí.

4. Správa přístupů

Jak spravovat přístupy:

  1. Klikněte pravým tlačítkem na sdílený soubor nebo složku.
  2. Vyberte Správa přístupu.
  3. Odeberte nebo upravte přístup uživatelů.
  4. Aktualizujte oprávnění nebo změňte nastavení sdílení.

5. Další bezpečnostní opatření

  • Dvoufaktorová autentizace: Aktivujte ji pro větší zabezpečení.
  • Šifrování dat: Soubory sdílené pomocí OneDrive a SharePoint jsou automaticky šifrovány.
  • Podmíněný přístup: Nastavte politiky pro omezení přístupu na základě umístění nebo zařízení.

OneDrive a SharePoint nabízejí výkonné a flexibilní možnosti sdílení souborů, které splňují potřeby jak jednotlivců, tak týmů. Dodržováním bezpečnostních doporučení a efektivní správou přístupu zajistíte, že vaše data zůstanou chráněná a snadno dostupná pro oprávněné uživatele.

Předchozí článek

5 nejlepších nástrojů v Microsoft 365, které vám usnadní práci

Další článek

Automatizace úkolů pomocí Power Automate: Praktický průvodce

Napište komentář

Zanechte komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Přihlaste se k odběru našeho newsletteru

Přihlaste se k odběru našeho e-mailového newsletteru a získejte nejnovější příspěvky přímo do vaší e-mailové schránky.
Čistá inspirace, žádný spam. ✨