Sdílení souborů je nedílnou součástí týmové spolupráce, ať už se jedná o malé projekty nebo rozsáhlé firemní procesy. Microsoft 365 nabízí dvě výkonné platformy pro sdílení a ukládání souborů – OneDrive a SharePoint. Tento návod vám ukáže, jak efektivně a bezpečně sdílet soubory pomocí těchto nástrojů.
1. Rozdíly mezi OneDrive a SharePoint
Před sdílením souborů je důležité pochopit rozdíl mezi OneDrive a SharePoint:
- OneDrive: Osobní úložiště, ideální pro individuální práci a sdílení s několika lidmi.
- SharePoint: Společné úložiště pro celý tým nebo organizaci, navržené pro spolupráci a centralizovanou správu dokumentů.
2. Sdílení souborů pomocí OneDrive
Jak sdílet soubor nebo složku:
- Otevřete OneDrive (webová verze nebo desktopová aplikace).
- Vyberte soubor nebo složku, kterou chcete sdílet.
- Klikněte na tlačítko Sdílet.
- Vyberte možnosti sdílení:
- Každý s odkazem: Umožňuje přístup komukoli, kdo má odkaz.
- Lidé z vaší organizace: Přístup mají pouze uživatelé z vaší organizace.
- Specifičtí lidé: Přístup mají pouze vámi vybraní uživatelé.
- Nastavte oprávnění:
- Upravit: Uživatelé mohou upravovat obsah.
- Zobrazit: Uživatelé mohou obsah pouze číst.
- Klikněte na Kopírovat odkaz nebo pošlete pozvánku e-mailem.
Tipy pro bezpečné sdílení:
- Používejte heslo pro odkaz na soubor.
- Nastavte expiraci odkazu.
- Sledujte, kdo má k souboru přístup, pomocí možností Správa přístupu.
3. Sdílení souborů pomocí SharePoint
Jak sdílet soubory ve SharePointu:
- Otevřete SharePoint ve webovém prohlížeči.
- Přejděte na knihovnu dokumentů obsahující soubory, které chcete sdílet.
- Vyberte soubor nebo složku a klikněte na Sdílet.
- Vyberte možnosti sdílení:
- Odkaz pro interní sdílení: Přístup pouze pro uživatele ve vaší organizaci.
- Odkaz pro anonymní sdílení: Přístup pro kohokoli s odkazem.
- Klikněte na Nastavit oprávnění a upravte možnosti:
- Umožnit úpravy.
- Zobrazit pouze.
- Sdílejte odkaz prostřednictvím e-mailu nebo komunikace v Microsoft Teams.
Tipy pro bezpečné sdílení ve SharePointu:
- Používejte skupinová oprávnění pro týmové složky.
- Omezte anonymní přístup.
- Sledujte historii přístupu a změn v souborech pomocí Historie verzí.
4. Správa přístupů
Jak spravovat přístupy:
- Klikněte pravým tlačítkem na sdílený soubor nebo složku.
- Vyberte Správa přístupu.
- Odeberte nebo upravte přístup uživatelů.
- Aktualizujte oprávnění nebo změňte nastavení sdílení.
5. Další bezpečnostní opatření
- Dvoufaktorová autentizace: Aktivujte ji pro větší zabezpečení.
- Šifrování dat: Soubory sdílené pomocí OneDrive a SharePoint jsou automaticky šifrovány.
- Podmíněný přístup: Nastavte politiky pro omezení přístupu na základě umístění nebo zařízení.
OneDrive a SharePoint nabízejí výkonné a flexibilní možnosti sdílení souborů, které splňují potřeby jak jednotlivců, tak týmů. Dodržováním bezpečnostních doporučení a efektivní správou přístupu zajistíte, že vaše data zůstanou chráněná a snadno dostupná pro oprávněné uživatele.