Automatická deaktivace a archivace poštovních schránek odcházejících zaměstnanců

Firma má pravidlo, že při odchodu zaměstnance:

  1. Poštovní schránka musí být deaktivována.
  2. Data schránky se archivují.
  3. Přístup k poštovní schránce se převede na manažera.

Namísto manuálního postupu, který by zahrnoval více kroků přes webové rozhraní Exchange, můžete vytvořit PowerShell skript, který celý proces zautomatizuje.

Příklad skriptu v Exchange Online PowerShell

# Přihlášení do Exchange Online
$Session = Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@firma.onmicrosoft.com

# Parametry pro uživatele
$UserEmail = "odchazejici.zamestnanec@firma.com"
$ManagerEmail = "manager@firma.com"

# 1. Nastavení schránky do neaktivního stavu
Set-Mailbox -Identity $UserEmail -AccountDisabled $true

# 2. Povolení archivace schránky (pokud není aktivní)
Enable-Mailbox -Identity $UserEmail -Archive

# 3. Nastavení přístupu k poštovní schránce pro manažera
Add-MailboxPermission -Identity $UserEmail -User $ManagerEmail -AccessRights FullAccess

# 4. Nastavení přeposílání emailů manažerovi (pokud je potřeba)
Set-Mailbox -Identity $UserEmail -ForwardingSMTPAddress $ManagerEmail -DeliverToMailboxAndForward $false

# 5. Zapsání operace do logu
Write-Host "Poštovní schránka $UserEmail byla úspěšně zpracována a přístup byl přidělen uživateli $ManagerEmail."

# Odhlášení ze session
Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false

Výhody tohoto postupu:

  1. Automatizace – Skript lze spustit při každém odchodu zaměstnance, čímž se eliminuje nutnost manuálních kroků.
  2. Úspora času – Zpracování jednoho uživatele zabere v průměru méně než minutu.
  3. Minimalizace chyb – Jednotný a předem otestovaný proces snižuje pravděpodobnost lidské chyby.
  4. Přehlednost – Operace lze doplnit o logování nebo reporting pro evidenci změn.

Další scénáře:

  • Hromadná úprava kvót poštovních schránek (např. zvětšení pro všechny uživatele v určité skupině).
  • Hromadné vytvoření distribučních skupin podle organizační struktury.
  • Nastavení zásad uchovávání dat (Retention Policies) pro všechny schránky.
Předchozí článek

Proč byste měli používat Exchange Online PowerShell

Další článek

Automatická deaktivace, přepnutí schránky na sdílenou a nasdílení manažerovi

Napište komentář

Zanechte komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Přihlaste se k odběru našeho newsletteru

Přihlaste se k odběru našeho e-mailového newsletteru a získejte nejnovější příspěvky přímo do vaší e-mailové schránky.
Čistá inspirace, žádný spam. ✨