Firma má pravidlo, že při odchodu zaměstnance:
- Poštovní schránka musí být deaktivována.
- Data schránky se archivují.
- Přístup k poštovní schránce se převede na manažera.
Namísto manuálního postupu, který by zahrnoval více kroků přes webové rozhraní Exchange, můžete vytvořit PowerShell skript, který celý proces zautomatizuje.
Příklad skriptu v Exchange Online PowerShell
# Přihlášení do Exchange Online
$Session = Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@firma.onmicrosoft.com
# Parametry pro uživatele
$UserEmail = "odchazejici.zamestnanec@firma.com"
$ManagerEmail = "manager@firma.com"
# 1. Nastavení schránky do neaktivního stavu
Set-Mailbox -Identity $UserEmail -AccountDisabled $true
# 2. Povolení archivace schránky (pokud není aktivní)
Enable-Mailbox -Identity $UserEmail -Archive
# 3. Nastavení přístupu k poštovní schránce pro manažera
Add-MailboxPermission -Identity $UserEmail -User $ManagerEmail -AccessRights FullAccess
# 4. Nastavení přeposílání emailů manažerovi (pokud je potřeba)
Set-Mailbox -Identity $UserEmail -ForwardingSMTPAddress $ManagerEmail -DeliverToMailboxAndForward $false
# 5. Zapsání operace do logu
Write-Host "Poštovní schránka $UserEmail byla úspěšně zpracována a přístup byl přidělen uživateli $ManagerEmail."
# Odhlášení ze session
Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false
Výhody tohoto postupu:
- Automatizace – Skript lze spustit při každém odchodu zaměstnance, čímž se eliminuje nutnost manuálních kroků.
- Úspora času – Zpracování jednoho uživatele zabere v průměru méně než minutu.
- Minimalizace chyb – Jednotný a předem otestovaný proces snižuje pravděpodobnost lidské chyby.
- Přehlednost – Operace lze doplnit o logování nebo reporting pro evidenci změn.
Další scénáře:
- Hromadná úprava kvót poštovních schránek (např. zvětšení pro všechny uživatele v určité skupině).
- Hromadné vytvoření distribučních skupin podle organizační struktury.
- Nastavení zásad uchovávání dat (Retention Policies) pro všechny schránky.