Automatická deaktivace, přepnutí schránky na sdílenou a nasdílení manažerovi

Automatická deaktivace uživatelských schránek, jejich přepnutí na sdílené a následné nasdílení manažerovi je klíčovým procesem pro efektivní správu uživatelů v prostředí Microsoft 365. Tento postup zajišťuje, že při odchodu zaměstnance z organizace nedojde ke ztrátě důležitých dat, přičemž správci mohou snadno zajistit jejich dostupnost pro relevantní osoby. Přepnutím schránky na sdílenou se eliminuje nutnost přidělování licence, což přináší nejen úsporu nákladů, ale také zjednodušuje procesy v IT oddělení. V tomto článku si ukážeme, jak tento postup správně nastavit a automatizovat.

Firma má pravidlo, že při odchodu zaměstnance:

  1. Poštovní schránka musí být deaktivována.
  2. Schránka se převede na sdílenou.
  3. Přístup ke sdílené schránce se přiřadí manažerovi.

Namísto manuálního postupu, který by zahrnoval více kroků přes webové rozhraní Exchange, můžete vytvořit PowerShell skript, který celý proces zautomatizuje.

Příklad skriptu v Exchange Online PowerShell

# Přihlášení do Exchange Online
$Session = Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@firma.onmicrosoft.com

# Parametry pro uživatele
$UserEmail = "odchazejici.zamestnanec@firma.com"
$ManagerEmail = "manager@firma.com"

# 1. Nastavení schránky do neaktivního stavu
Set-Mailbox -Identity $UserEmail -AccountDisabled $true

# 2. Přepnutí schránky na sdílenou
Set-Mailbox -Identity $UserEmail -Type Shared

# 3. Nastavení přístupu ke sdílené schránce pro manažera
Add-MailboxPermission -Identity $UserEmail -User $ManagerEmail -AccessRights FullAccess
Add-MailboxPermission -Identity $UserEmail -User $ManagerEmail -AccessRights SendAs

# 4. Zapsání operace do logu
Write-Host "Poštovní schránka $UserEmail byla úspěšně přepnuta na sdílenou a přístup byl přidělen uživateli $ManagerEmail."

# Odhlášení ze session
Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false

Výhody tohoto postupu:

  1. Automatizace – Skript lze použít při každém odchodu zaměstnance a minimalizuje manuální práci.
  2. Přehledná správa – Sdílená schránka umožňuje jednodušší přístup a správu dat pro manažera.
  3. Úspora času – Proces je jednotný, rychlý a bezchybný.

Díky správnému nastavení a dodržování osvědčených postupů zůstávají klíčová data vždy dostupná, aniž by byla ohrožena bezpečnost nebo přehlednost v systému. Tento proces navíc přispívá k celkové efektivitě organizace a usnadňuje přechod mezi odcházejícími a novými zaměstnanci. Implementací těchto kroků získáte jistotu, že vaše organizace využívá potenciál Microsoft 365 naplno.

Předchozí článek

Automatická deaktivace a archivace poštovních schránek odcházejících zaměstnanců

Další článek

Jak Copilot pomáhá zlepšit zákaznickou podporu díky integraci s Outlookem a Teams

Napište komentář

Zanechte komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Přihlaste se k odběru našeho newsletteru

Přihlaste se k odběru našeho e-mailového newsletteru a získejte nejnovější příspěvky přímo do vaší e-mailové schránky.
Čistá inspirace, žádný spam. ✨