Jaký je rozdíl mezi OneDrive a SharePoint

Pokud používáte Microsoft 365, pravděpodobně jste se setkali s OneDrivem i SharePointem. I když oba nástroje slouží ke správě souborů a spolupráci, jejich využití se v různých situacích liší. Tento článek vysvětluje klíčové rozdíly a nabídne praktické tipy, jak každý z těchto nástrojů co nejefektivněji využít.

OneDrive: Osobní cloudové úložiště

Hlavní charakteristika: OneDrive je primárně určen pro individuální použití. Každý uživatel získá osobní cloudový prostor, který lze využít k ukládání, sdílení a synchronizaci souborů mezi zařízeními.

Praktické využití:

1. Záloha osobních souborů:
   • Ukládejte dokumenty, fotky a další soubory, abyste o ně nepřišli při ztrátě nebo poškození zařízení.
   • Příklad: Automatická synchronizace složky „Dokumenty“ s OneDrivem.
2. Sdílení souborů s jednotlivci:
   • Sdílejte soubory s kolegy nebo přáteli a určete, zda mohou soubor pouze zobrazit, nebo jej i upravovat.
   • Příklad: Sdílení prezentace kolegovi s právy k editaci.
3. Offline přístup:
   • Soubory uložené v OneDrivu lze synchronizovat na počítač, kde k nim můžete přistupovat offline.
   • Příklad: Synchronizace složky „Pracovní dokumenty“ pro přístup na cestách.

Tip: Nastavte automatické ukládání dokumentů z aplikací Microsoft Office na OneDrive

Tip: Použijte mobilní aplikaci OneDrive pro rychlý přístup k souborům na cestách.

Tip: Využijte funkci „Osobní trezor“ pro ukládání citlivých souborů s dodatečnou vrstvou zabezpečení.

SharePoint: Nástroj pro spolupráci a týmovou práci

Hlavní charakteristika: SharePoint je platforma pro správu sdílených souborů, webových stránek a intranetů, kterou využívají týmy a organizace.

Praktické využití:

1. Sdílená úložiště pro týmy:
   • Každý tým může mít vlastní SharePointovou knihovnu pro správu projektů a souborů.
   • Příklad: Odděl marketingu ukládá reklamní kampaně do sdílené knihovny, kterou můžou prohlížet i další odděly.
2. Správa verzí dokumentů:
   • SharePoint automaticky uchovává historii změn, takže se můžete vrátit ke starší verzi dokumentu.
   • Příklad: Změna v projektové dokumentaci, kterou je potřeba vrátit zpět do původního stavu.
3. Vytváření intranetových stránek:
   • Organizace může na SharePointu vytvořit intranet pro sdílení novinek, oznámení a dalších informací.
   • Příklad: Stránka HR oddělu obsahuje aktuální formuláře a informace o firemních benefitech.

Tipy pro efektivní využití:

• Využijte šablony stránek pro rychlé vytvoření týmového webu.
• Použijte SharePoint jako centrální místo pro ukládání firemních dokumentů.
• Integrujte SharePoint s Teams pro efektivní spolupráci v reálném čase.

Klíčové rozdíly mezi OneDrive a SharePointem

Funkce

• Účel: OneDrive je osobní úložiště, zatímco SharePoint je zaměřen na týmové sdílení a spolupráci.
• Sdílení souborů: OneDrive umožňuje sdílení s jednotlivci, kdežto SharePoint je určen spíše pro celé týmy nebo organizace.
• Správa verzí: OneDrive má omezenou správu verzí, zatímco SharePoint podporuje pokročilé verzování.
• Přístup: OneDrive je individuální, SharePoint má týmový nebo organizační přístup.
• Intranet: Pouze SharePoint nabízí možnost vytvářet intranet.
• Integrace s Teams: Základní pro OneDrive, pokročilá pro SharePoint.

Kdy použít OneDrive a kdy SharePoint?

• OneDrive je ideální, pokud:
  • Pracujete na soukromých nebo osobních dokumentech.
  • Potřebujete sdílet jednotlivé soubory s konkrétními lidmi.
  • Chcete zálohovat soubory a synchronizovat je mezi zařízeními.
• SharePoint je vhodný, pokud:
  • Potřebujete spolupracovat s týmem na projektech.
  • Chcete spravovat sdílené firemní dokumenty.
  • Budujete intranet nebo centrální místo pro sdílení informací.

OneDrive i SharePoint mají v Microsoft 365 své pevné místo, ale jejich efektivní využití závisí na konkrétním scénáři. Pro jednotlivce je OneDrive nepostradatelný, zatímco SharePoint exceluje v týmové spolupráci. Využijte praktické tipy a ukázky v tomto článku, abyste z těchto nástrojů získali maximum.