Jak Copilot pomáhá zlepšit zákaznickou podporu díky integraci s Outlookem a Teams

Microsoft Copilot v kombinaci s Outlookem a Teams nabízí pokročilé nástroje, které výrazně zlepšují zákaznickou podporu. Automatizuje rutinní úkoly, zrychluje odpovědi a zlepšuje komunikaci mezi týmy. Díky umělé inteligenci se Copilot stává nepostradatelným pomocníkem pro efektivní správu zákaznických požadavků. Tento článek ukazuje, jak Copilot zvyšuje úroveň zákaznické podpory prostřednictvím svých funkcí a integrací.

Jak Copilot pomáhá s podporou zákazníků?

Copilot nabízí několik klíčových funkcí, které usnadňují práci zákaznické podpory:

  • Automatické odpovědi na dotazy: Generuje návrhy odpovědí na základě obsahu zprávy.
  • Správa e-mailů: Umožňuje třídění a prioritizaci zákaznických požadavků.
  • Integrace týmové komunikace: Zlepšuje spolupráci mezi zákaznickým servisem a dalšími odděleními.
  • Tvorba reportů a analýz: Sleduje klíčové metriky, jako je doba odezvy a počet vyřešených požadavků.
  • Přehledný přístup k historii komunikace: Umožňuje rychlé nalezení předchozích konverzací se zákazníky.

Klíčové funkce Copilota v zákaznické podpoře

1. Automatické odpovědi na dotazy zákazníků

Copilot dokáže analyzovat obsah e-mailů nebo zpráv v Teams a navrhovat rychlé a přesné odpovědi.

Příklad:

  • Požádejte: „Připrav odpověď na tento e-mail s dotazem na reklamaci produktu.“
  • Copilot navrhne odpověď obsahující zdvořilé oslovení, instrukce k reklamaci a odkazy na relevantní dokumenty.

2. Třídění a prioritizace e-mailů

Copilot pomáhá automaticky třídit příchozí e-maily podle naléhavosti a typu požadavků, což šetří čas a zlepšuje přehlednost.

Příklad:

  • Zadejte: „Roztřiď tyto e-maily podle typu dotazu – technická podpora, reklamace, všeobecné dotazy.“
  • Copilot vytvoří skupiny e-mailů a umožní rychlejší zpracování.

3. Sdílení informací mezi týmy

Copilot integruje Outlook a Teams, což usnadňuje sdílení informací mezi zákaznickým servisem a dalšími odděleními, například technickou podporou nebo prodejem.

Příklad:

  • Požádejte: „Přepošli tento zákaznický dotaz na tým ‚Technická podpora‘ v Teams a přidej stručné shrnutí.“
  • Copilot automaticky zašle zprávu s klíčovými informacemi.

4. Sledování požadavků a tvorba reportů

Copilot sleduje zákaznické požadavky a vytváří přehledy o jejich zpracování, například počet vyřešených případů nebo průměrnou dobu odezvy.

Příklad:

  • Požádejte: „Vytvoř report o zákaznických požadavcích za poslední měsíc.“
  • Copilot připraví přehled obsahující metriky, jako je počet požadavků, rychlost jejich vyřízení a zákaznická spokojenost.

5. Přístup k historii komunikace

Copilot umožňuje rychle vyhledat předchozí konverzace se zákazníkem, což zlepšuje kontinuitu a personalizaci odpovědí.

Příklad:

  • Požádejte: „Najdi historii komunikace se zákazníkem ‚Jan Novák‘ za poslední tři měsíce.“
  • Copilot zobrazí všechny relevantní zprávy a poznámky.

Praktické příklady využití Copilota v zákaznické podpoře

Příklad 1: Rychlá odpověď na časté dotazy

  • Požádejte Copilota: „Připrav odpověď na otázku ohledně stavu objednávky.“
  • Copilot navrhne standardizovanou odpověď s možností doplnění detailů.

Příklad 2: Eskalace požadavků

  • Zadejte: „Tento požadavek eskaluj na vedení a přidej shrnutí dosavadní komunikace.“
  • Copilot zašle zprávu s přehledem situace a důvody eskalace.

Příklad 3: Zlepšení interní komunikace

  • Požádejte: „Sdílej tento zákaznický problém s týmem ‚Vývoj‘ v Teams a požádej o návrh řešení.“
  • Copilot propojí oddělení a zlepší koordinaci.

Tipy pro efektivní využití Copilota v zákaznické podpoře

  1. Používejte šablony odpovědí
    Definujte šablony pro nejčastější dotazy, které Copilot může rychle aplikovat.
  2. Integrujte více kanálů
    Využívejte Copilota nejen v Outlooku, ale i v Teams pro lepší spolupráci mezi týmy.
  3. Pravidelně analyzujte data
    Sledujte metriky, jako je doba odezvy a počet nevyřešených požadavků, abyste mohli zlepšit procesy.
  4. Personalizujte odpovědi
    Přizpůsobte komunikaci podle potřeb zákazníka a historie jeho požadavků.
  5. Vytvářejte pravidelné reporty
    Sdílejte výsledky zákaznické podpory s vedením a týmy, abyste získali zpětnou vazbu a mohli zavést zlepšení.

Copilot v integraci s Outlookem a Teams zlepšuje efektivitu a kvalitu zákaznické podpory. Díky funkcím, jako je automatická odpověď, třídění e-mailů a sledování požadavků, umožňuje rychlejší řešení problémů a zlepšuje spokojenost zákazníků. Naučte se Copilota naplno využívat a posuňte svou zákaznickou podporu na novou úroveň.

Předchozí článek

Automatická deaktivace, přepnutí schránky na sdílenou a nasdílení manažerovi

Další článek

Jak Copilot pomáhá při onboarding nových zaměstnanců

Napište komentář

Zanechte komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Přihlaste se k odběru našeho newsletteru

Přihlaste se k odběru našeho e-mailového newsletteru a získejte nejnovější příspěvky přímo do vaší e-mailové schránky.
Čistá inspirace, žádný spam. ✨