Microsoft Copilot je mocný nástroj, který usnadňuje onboarding nových zaměstnanců tím, že automatizuje rutinní procesy, organizuje školení a poskytuje personalizované průvodce. Díky integraci s aplikacemi Microsoft 365, jako jsou Teams, Outlook nebo SharePoint, zajišťuje Copilot hladký a efektivní začátek pro nové členy týmu. Tento článek popisuje, jak Copilot zlepšuje onboardingový proces.
Jak Copilot podporuje onboarding?
Copilot nabízí řadu funkcí, které usnadňují začlenění nových zaměstnanců:
- Automatizace uvítacích procesů: Připravuje personalizované uvítací zprávy a seznam úkolů.
- Tvorba vzdělávacích materiálů: Generuje příručky, prezentace a průvodce podle potřeb společnosti.
- Organizace školení: Plánuje školení a sleduje pokrok zaměstnanců.
- Sdílení klíčových dokumentů: Poskytuje přístup k potřebným materiálům na jednom místě.
- Připomínky a sledování úkolů: Sleduje splnění úkolů a upozorňuje na nevyřízené kroky.
Klíčové funkce Copilota pro onboarding
1. Personalizované uvítací zprávy a úkoly
Copilot může automaticky posílat novým zaměstnancům uvítací zprávy a seznam úkolů, které jim pomohou začít.
Příklad:
- Požádejte: „Připrav uvítací zprávu pro nového zaměstnance ‚Jan Novák‘ a přidej seznam prvních úkolů.“
- Copilot vytvoří zprávu zahrnující:
- Úvod do společnosti.
- Seznam prvních kroků, jako je přihlášení do firemního systému a nastavení účtu.
- Odkazy na důležité zdroje.
2. Generování vzdělávacích materiálů
Copilot dokáže na základě zadaných témat vytvořit školící materiály, jako jsou prezentace nebo průvodce.
Příklad:
- Zadejte: „Vytvoř prezentaci o firemní kultuře pro nové zaměstnance.“
- Copilot připraví prezentaci obsahující klíčové hodnoty, pravidla a očekávání.
3. Plánování a organizace školení
Copilot plánuje školení, vytváří harmonogram a zajišťuje, aby noví zaměstnanci absolvovali všechny potřebné moduly.
Příklad:
- Požádejte: „Naplánuj úvodní školení pro nového zaměstnance a přidej ho do kalendáře.“
- Copilot připraví plán zahrnující termíny a odkazy na školící materiály.
4. Sdílení klíčových dokumentů
Copilot zajišťuje, že noví zaměstnanci mají přístup ke všem potřebným dokumentům, jako jsou manuály, smlouvy nebo postupy.
Příklad:
- Požádejte: „Připrav seznam odkazů na důležité dokumenty pro nového zaměstnance.“
- Copilot vytvoří seznam odkazů na firemní intranet, SharePoint nebo jiné zdroje.
5. Sledování pokroku a připomínky
Copilot sleduje, zda nový zaměstnanec splnil všechny úkoly a upozorňuje na nedokončené kroky.
Příklad:
- Požádejte: „Zkontroluj, zda Jan Novák dokončil všechna školení.“
- Copilot vytvoří přehled a pošle upozornění na nevyřízené úkoly.
Praktické příklady využití Copilota při onboardingu
Příklad 1: Vytvoření kompletního plánu onboardingu
- Požádejte Copilota: „Připrav plán onboardingu pro nového zaměstnance na první měsíc.“
- Copilot vytvoří plán zahrnující:
- Úvodní seznámení se společností.
- Absolvování školení.
- Zapojení do týmových aktivit.
Příklad 2: Organizace úvodního setkání
- Zadejte: „Naplánuj úvodní schůzku nového zaměstnance s jeho manažerem.“
- Copilot najde vhodný termín a zašle pozvánku.
Příklad 3: Monitorování průběhu onboardingu
- Požádejte: „Vytvoř přehled o tom, jaké úkoly nový zaměstnanec splnil.“
- Copilot připraví report, který můžete sdílet s HR týmem.
Tipy pro efektivní využití Copilota při onboardingu
- Personalizujte přístup
Přizpůsobte uvítací zprávy a materiály individuálním potřebám zaměstnanců. - Zjednodušte přístup k informacím
Sdílejte všechny klíčové zdroje na jednom místě, například přes SharePoint nebo Teams. - Využijte připomínky
Nastavte upozornění pro zaměstnance, aby nezapomněli na důležité kroky. - Pravidelně vyhodnocujte proces
Požádejte Copilota o reporty, abyste mohli onboarding zlepšovat na základě zpětné vazby. - Integrujte Copilota s dalšími nástroji
Používejte Copilota společně s Plannerem nebo Teams pro lepší organizaci.
Copilot výrazně zjednodušuje a zefektivňuje onboarding nových zaměstnanců díky funkcím, jako je automatizace procesů, generování vzdělávacích materiálů a sledování pokroku. S jeho pomocí můžete zajistit hladký začátek pro každého nového člena týmu a zvýšit jejich produktivitu již od prvního dne. Naučte se Copilota plně využívat a optimalizujte svůj onboardingový proces.