Jak nastavit a používat SharePoint pro firemní intranet

Microsoft SharePoint je výkonný nástroj, který umožňuje organizacím vytvořit vlastní firemní intranet pro efektivní sdílení informací, spolupráci a správu obsahu. Tento článek vás provede základním nastavením a využitím SharePointu pro intranetové potřeby.

1. Co je SharePoint a jak funguje?

SharePoint je platforma pro spolupráci a správu dokumentů, která umožňuje:

  • Vytvářet intranetové portály pro sdílení firemních informací.
  • Spravovat dokumenty pomocí knihoven dokumentů a verzování.
  • Zlepšit spolupráci prostřednictvím týmových stránek a integrace s Microsoft 365.
  • Automatizovat procesy pomocí workflow a integrace s Power Automate.

Tip:

SharePoint lze přizpůsobit pro různé potřeby – od malých týmů po velké korporace.

2. Založení intranetové stránky

Krok 1: Vytvoření nové stránky

  1. Přihlaste se do SharePointu přes Microsoft 365.
  2. Klikněte na Vytvořit stránku a vyberte typ stránky:
    • Komunikační stránka: Ideální pro sdílení informací s celou organizací.
    • Týmová stránka: Vhodná pro spolupráci menších týmů.
  3. Zadejte název stránky a vyberte šablonu.

Krok 2: Přizpůsobení obsahu

  1. Přidejte sekce a webové části (např. text, odkazy, obrázky).
  2. Použijte připravené šablony nebo vytvořte vlastní design.
  3. Nastavte oprávnění pro různé uživatele (čtení, úpravy, administrace).

3. Správa dokumentů

Vytváření a organizace knihoven dokumentů

  1. Na týmové stránce klikněte na Nový > Knihovna dokumentů.
  2. Organizujte soubory do složek podle témat nebo projektů.
  3. Aktivujte verzování, abyste mohli sledovat změny v dokumentech.

Tip:

Používejte metadata pro snadnější vyhledávání dokumentů.

4. Nastavení navigace a struktury

Dobrý intranet by měl být snadno přístupný:

  • Hlavní navigace: Přidejte odkazy na klíčové stránky, knihovny a externí zdroje.
  • Podřízené stránky: Organizujte obsah hierarchicky.
  • Vyhledávací pole: Umístěte vyhledávač na viditelné místo.

5. Integrace s Microsoft 365

SharePoint se snadno propojuje s dalšími aplikacemi Microsoft 365:

  • Microsoft Teams: Integrujte týmové stránky pro přístup ke knihovnám dokumentů přímo v Teams.
  • Power Automate: Automatizujte schvalovací procesy nebo notifikace.
  • Power BI: Zobrazte interaktivní přehledy dat přímo na SharePoint stránkách.

6. Zabezpečení a oprávnění

Nastavení oprávnění

  1. Klikněte na Nastavení > Oprávnění na stránce nebo knihovně.
  2. Přidejte uživatele nebo skupiny a nastavte jejich úrovně přístupu:
    • Čtení: Pouze prohlížení obsahu.
    • Úpravy: Možnost přidávat a měnit obsah.
    • Úplné řízení: Správa celého webu.

Zabezpečení dat

  • Aktivujte dvoufaktorovou autentizaci.
  • Nastavte zásady uchovávání dat a automatické zálohování.
  • Používejte šifrování souborů.

7. Přizpůsobení vzhledu

Upravte vzhled intranetu podle firemní identity:

  • Nastavte logo, barvy a písmo odpovídající značce.
  • Využívejte moderní šablony a přizpůsobitelné motivy.
  • Přidejte interaktivní prvky, jako jsou ankety nebo kalendáře.

8. Školení uživatelů

Úspěšné nasazení SharePointu vyžaduje školení týmu:

  • Poskytněte uživatelům přístup k návodům a dokumentaci.
  • Uspořádejte školení pro administrátory i běžné uživatele.
  • Sledujte zpětnou vazbu a přizpůsobujte obsah podle potřeb týmu.

9. Monitorování a optimalizace

  • Pravidelně sledujte statistiky návštěvnosti a využití stránek.
  • Optimalizujte intranet na základě uživatelských dat.
  • Aktualizujte obsah, aby byl vždy relevantní.

Microsoft SharePoint je skvělý nástroj pro vytvoření efektivního firemního intranetu. Díky jeho flexibilitě a širokým možnostem integrace s dalšími aplikacemi můžete vytvořit centralizované místo pro spolupráci, sdílení informací a správu dokumentů. Začněte s těmito kroky a vytvořte intranet, který zlepší produktivitu vaší organizace.

Předchozí článek

10 nejlepších funkcí Microsoft Teams, které zlepšují týmovou spolupráci

Další článek

Jak využít Microsoft Teams pro hybridní práci: Praktický průvodce

Napište komentář

Zanechte komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Přihlaste se k odběru našeho newsletteru

Přihlaste se k odběru našeho e-mailového newsletteru a získejte nejnovější příspěvky přímo do vaší e-mailové schránky.
Čistá inspirace, žádný spam. ✨