Microsoft SharePoint je výkonný nástroj, který umožňuje organizacím vytvořit vlastní firemní intranet pro efektivní sdílení informací, spolupráci a správu obsahu. Tento článek vás provede základním nastavením a využitím SharePointu pro intranetové potřeby.
1. Co je SharePoint a jak funguje?
SharePoint je platforma pro spolupráci a správu dokumentů, která umožňuje:
- Vytvářet intranetové portály pro sdílení firemních informací.
- Spravovat dokumenty pomocí knihoven dokumentů a verzování.
- Zlepšit spolupráci prostřednictvím týmových stránek a integrace s Microsoft 365.
- Automatizovat procesy pomocí workflow a integrace s Power Automate.
Tip:
SharePoint lze přizpůsobit pro různé potřeby – od malých týmů po velké korporace.
2. Založení intranetové stránky
Krok 1: Vytvoření nové stránky
- Přihlaste se do SharePointu přes Microsoft 365.
- Klikněte na Vytvořit stránku a vyberte typ stránky:
- Komunikační stránka: Ideální pro sdílení informací s celou organizací.
- Týmová stránka: Vhodná pro spolupráci menších týmů.
- Zadejte název stránky a vyberte šablonu.
Krok 2: Přizpůsobení obsahu
- Přidejte sekce a webové části (např. text, odkazy, obrázky).
- Použijte připravené šablony nebo vytvořte vlastní design.
- Nastavte oprávnění pro různé uživatele (čtení, úpravy, administrace).
3. Správa dokumentů
Vytváření a organizace knihoven dokumentů
- Na týmové stránce klikněte na Nový > Knihovna dokumentů.
- Organizujte soubory do složek podle témat nebo projektů.
- Aktivujte verzování, abyste mohli sledovat změny v dokumentech.
Tip:
Používejte metadata pro snadnější vyhledávání dokumentů.
4. Nastavení navigace a struktury
Dobrý intranet by měl být snadno přístupný:
- Hlavní navigace: Přidejte odkazy na klíčové stránky, knihovny a externí zdroje.
- Podřízené stránky: Organizujte obsah hierarchicky.
- Vyhledávací pole: Umístěte vyhledávač na viditelné místo.
5. Integrace s Microsoft 365
SharePoint se snadno propojuje s dalšími aplikacemi Microsoft 365:
- Microsoft Teams: Integrujte týmové stránky pro přístup ke knihovnám dokumentů přímo v Teams.
- Power Automate: Automatizujte schvalovací procesy nebo notifikace.
- Power BI: Zobrazte interaktivní přehledy dat přímo na SharePoint stránkách.
6. Zabezpečení a oprávnění
Nastavení oprávnění
- Klikněte na Nastavení > Oprávnění na stránce nebo knihovně.
- Přidejte uživatele nebo skupiny a nastavte jejich úrovně přístupu:
- Čtení: Pouze prohlížení obsahu.
- Úpravy: Možnost přidávat a měnit obsah.
- Úplné řízení: Správa celého webu.
Zabezpečení dat
- Aktivujte dvoufaktorovou autentizaci.
- Nastavte zásady uchovávání dat a automatické zálohování.
- Používejte šifrování souborů.
7. Přizpůsobení vzhledu
Upravte vzhled intranetu podle firemní identity:
- Nastavte logo, barvy a písmo odpovídající značce.
- Využívejte moderní šablony a přizpůsobitelné motivy.
- Přidejte interaktivní prvky, jako jsou ankety nebo kalendáře.
8. Školení uživatelů
Úspěšné nasazení SharePointu vyžaduje školení týmu:
- Poskytněte uživatelům přístup k návodům a dokumentaci.
- Uspořádejte školení pro administrátory i běžné uživatele.
- Sledujte zpětnou vazbu a přizpůsobujte obsah podle potřeb týmu.
9. Monitorování a optimalizace
- Pravidelně sledujte statistiky návštěvnosti a využití stránek.
- Optimalizujte intranet na základě uživatelských dat.
- Aktualizujte obsah, aby byl vždy relevantní.
Microsoft SharePoint je skvělý nástroj pro vytvoření efektivního firemního intranetu. Díky jeho flexibilitě a širokým možnostem integrace s dalšími aplikacemi můžete vytvořit centralizované místo pro spolupráci, sdílení informací a správu dokumentů. Začněte s těmito kroky a vytvořte intranet, který zlepší produktivitu vaší organizace.