Jak nastavit pravidla pro automatickou správu e-mailů v Outlooku

Pravidla v Outlooku umožňují automatizovat organizaci a správu e-mailů. Pomocí nich můžete automaticky třídit zprávy do složek, přeposílat je, označovat jako přečtené nebo mazat. Zde je návod, jak je nastavit.

Co jsou pravidla a jak fungují

Pravidla jsou podmínky a akce, které Outlook provádí při přijetí nebo odeslání e-mailu. Například:

• Podmínka: Pokud e-mail obsahuje konkrétní slovo v předmětu.
• Akce: Přesunout tento e-mail do specifické složky.

Postup pro nastavení pravidel v desktopové aplikaci Outlook

1. Otevřete správce pravidel

1. Spusťte Outlook a přejděte na kartu Soubor.
2. Klikněte na Spravovat pravidla a upozornění.

2. Vytvořte nové pravidlo

1. V okně Pravidla a upozornění klikněte na Nové pravidlo.
2. Vyberte šablonu, která nejlépe odpovídá vašemu požadavku, například:
   • Přesunout zprávy od určitého odesílatele do složky.
   • Označit zprávy obsahující konkrétní slova.

3. Definujte podmínky

1. Vyberte podmínky pro pravidlo, například:
   • Od konkrétního odesílatele.
   • S konkrétním slovem v předmětu nebo textu zprávy.
2. Klikněte na podtržené části v dolní části okna a zadejte podrobnosti (např. e-mailovou adresu nebo klíčové slovo).

4. Nastavte akce

1. Zvolte akci, kterou chcete provést, například:
   • Přesunout do složky.
   • Označit zprávu jako důležitou.
   • Přeposlat na jiný e-mail.
2. Klikněte na podtržené části a vyberte složku nebo adresu.

5. Přidejte výjimky (volitelné)

1. Pokud nechcete pravidlo aplikovat na určité zprávy, definujte výjimky, například:
   • Pokud je zpráva označena jako důvěrná.

6. Uložte pravidlo

1. Klikněte na Dokončit.
2. Pravidlo se automaticky spustí na nově přijaté zprávy. Pokud chcete pravidlo aplikovat na již přijaté zprávy, zaškrtněte odpovídající možnost před uložením.

Postup pro nastavení pravidel v Outlooku na webu

1. Otevřete Nastavení

1. Přihlaste se do Outlooku na webu.
2. Klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu.
3. Zvolte Zobrazit všechna nastavení Outlooku.

2. Přejděte do pravidel

1. V levém menu vyberte Pošta > Pravidla.
2. Klikněte na Přidat nové pravidlo.

3. Nastavte podmínky a akce

1. Pojmenujte pravidlo, například Přesun firemních zpráv.
2. Nastavte podmínky, například:
   • Pokud je odesílatelem konkrétní osoba.
   • Pokud předmět obsahuje klíčové slovo.
3. Vyberte akce, například:
   • Přesunout zprávu do složky.
   • Odstranit zprávu.

4. Uložte pravidlo

1. Klikněte na Uložit.
2. Pravidlo začne fungovat okamžitě.

Tipy pro efektivní použití pravidel

• Používejte specifické podmínky: Zajistíte, že pravidla budou přesná a nebudou ovlivňovat nesprávné zprávy.
• Pravidla pravidelně aktualizujte: Pokud se změní vaše potřeby, upravte nebo odstraňte zastaralá pravidla.
• Priorita pravidel: Pořadí pravidel má vliv. Outlook zpracovává pravidla shora dolů.

Pokud budete potřebovat pomoc s nastavením konkrétního pravidla, dejte vědět!